Quem administra frota grande tem sistema, contrato e alguém dedicado. O problema mora na frota pequena e média, que tem veículo suficiente para gerar passivo relevante e estrutura de menos para acompanhar isso com método.
O padrão que vejo é sempre o mesmo: a informação chega fragmentada, por carta que ninguém abriu, por motorista que esqueceu de avisar ou pelo susto no licenciamento. Aí a multa já perdeu o desconto e o prazo de indicação de condutor já passou, o que é o pior dos dois mundos.
A correção é barata. Uma data fixa no mês, a lista de placas numa planilha e a verificação de cada uma. Leva menos de uma hora numa frota de dez veículos, e muda completamente a previsibilidade do custo, como mostra consulta de frota.